Cât de simplu puteți obține o apostilă și care sunt etapele procesării ei

Autor: Dina Zamfirova Casa de avocatură „Efrim, Roșca și Asociații”

Deseori, când se cere aplicarea apostilei pe un act oficial întocmit pe teritoriul Republicii Moldova, pentru a fi recunoscut și pentru a produce efecte juridice pe teritoriul unui stat-parte la Convenţia de la Haga, cetățenii apelează la serviciile intermediarilor, crezând că este o procedură complicată și de durată.

Trebuie să vă informăm că procedura de obținere a apostilei a fost simplificată esențial. Cadrul normativ aferent aplicării apostilei (Convenția de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, inclusiv Regulamentul privind aplicarea apostilei), dar și informaţia actualizată privind procedura apostilării actelor, pot fi consultate pe pagina web a Ministerului Justiției și pe apostila.gov.md.

Ce trebuie să cunoașteți despre apostilarea unui act?

Depunerea cererii are loc în incinta Ministerului Justiţiei (str. 31 August 1989, nr. 82, mun. Chişinău). Începând cu 15 decembrie 2014, serviciul privind aplicarea apostilei pe actele de stare civilă şi pe traducerile legalizate notarial ale acestora este disponibil şi la aparatul central al Serviciului Stare Civilă, dar şi la următoarele subdiviziuni teritoriale: Oficiul Stare Civilă Bălţi, Oficiul Stare Civilă Cahul, Oficiul Stare Civilă Comrat. Cererea privind aplicarea apostilei poate fi depusă de orice deținător al actului, nu doar de titularul actului, care adesea se află în afara Republicii Moldova și nu are posibilitatea să meargă la oficiile diplomatice și consulare pentru solicitarea acesteia sau nu dispune de semnătură digitală ca să o facă electronic. Cererea model de solicitare a apostilei poate fi găsită în Regulamentul privind aplicarea apostilei (Anexa nr. 1).

Programul, termenele de procesare a apostilei și tarifele stabilite sunt afișate pe site-ul Ministerului Justiției.

Consultați lista Statelor părți la Convenția de la Haga ca să vă convingeți că actul în cauză se supune anume procedurii de apostilare și nu altei proceduri legale, după caz. Actele destinate prezentării pe teritoriul statului care nu este parte la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine (Iordania, Canada, Kuweit, Liban, Libia, Emiratele Arabe Unite, Siria etc.) sau pe teritoriul statului, parte la Convenţie, care a formulat obiecţii împotriva aderării Republicii Moldova la aceasta (Germania), vor urma procedura obişnuită de supralegalizare.

Cozile de așteptare au fost eliminate, a fost introdus rândul electronic. Urmează doar să luați un tichet cu numărul de așteptare și să urmăriți rândul pe ecran.

Solicitantul care deţine semnătura digitală poate depune cererea şi în format electronic, pe portalul apostila.gov.md. Tot acolo, puteți consulta Ghidul de utilizare online a apostilei.

La depunerea cererii pentru aplicarea apostilei, solicitantul va prezenta buletinul său de identitate în original. În cazul depunerii cererii în format electronic, copia scanată a buletinului de identitate a solicitantului se anexează la cerere.

Apostila se aplică pe actul original (excepţie: copia buletinului de identitate, paşaportului şi a permisului de conducere).

Procesarea cererii are loc după confirmarea achitării serviciului.

Actele prezentate pentru apostilare se eliberează solicitantului de către autoritatea responsabilă, cu apostila aplicată în termenul solicitat, stabilit prin Hotărârea Guvernului nr. 241 din 6 martie 2006, care începe să curgă din momentul confirmării plăţii.

Deja este posibilă achitarea online pentru serviciul apostilă cu orice instrument de plată pe care îl alegeți – card bancar, internet banking sau numerar, oricând și oriunde, prin intemediul Platformei guvernamentale de plăți electronice Mpay. Serviciul Mpay este accesibil în mai multe instituţii bancare din ţară, precum și în rețelele de terminale de plată, lista partenerilor din sectorul public și privat, unde poate fi solicitat, o găsiți pe site-ul www.e-gov.md.

Nu mai este nevoie de nicio ștampilă sau semnătură olografă, e-apostila se eliberează prin intermediul portalului apostila.gov.md prin descărcarea ei. Astfel, se va deschide fereastra în care urmează să introduceți numărul apostilei și codul de securitate pe care le-ați primit de la Ministerul Justiției la momentul depunerii cererii, ceea ce presupune ca ai nevoie doar de conexiune la internet și codul de securitate pentru a putea vizualiza apostila. Actul este valabil la o simplă printare de la calculator.

Vă atragem atenția asupra faptului că Ministerul Justiţiei este responsabil pentru aplicarea apostilei pe documentele de stare civilă eliberate după 24 februarie 1998. Originalele documentelor oficiale emise de organele abilitate ale fostei URSS nu vor fi supuse apostilării pe teritoriul Republicii Moldova. Mai întâi aceste acte se certifică în modul corespunzător pe teritoriul Republicii Moldova de către organele abilitate, apoi se va aplica apostila. Apostila nu se aplică pe:

– documentele întocmite de agenţii diplomatici sau consulari ai Republicii Moldova;

– documentele administrative care au legătură directă cu o operaţiune comercială sau vamală.

Trebuie să știți că actele care necesită traducere în limba ţării de destinaţie, urmează această procedură: se apostilează originalul actului și ulterior, după aplicarea apostilei pe original, se traduc de către un traducător în limba țării de destinație, inclusiv apostila, după care semnătura traducătorului se legalizează de către un notar. La final, pe traducerea legalizată se aplică apostila. În această ordine de idei, nu vă duceți în eroare la estimarea eventualelor costuri pentru procesarea apostilei, pentru că veți obține 3 apostile, nu doar una, și veți achita corespunzător (o apostilă pe originalul actului, a doua pe copia legalizată notarial a actului apostilat și a treia pe traducerea legalizată).