07.09.2016

Externalizarea serviciilor juridice – soluția optimă de reducere a costurilor administrării unei afaceri

Autor: Sabina Cerbu, avocat, Casa de avocatură „Efrim, Roșca și Asociații”

În contextul realităților economice ale Republicii Moldova, cei care gestionează afaceri sunt orientați în a reduce costurile astfel încât să asigure eficiența, calitatea și rentabilitatea activității ce o desfășoară să nu scadă. În acest sens, multe companii de pe piață ajung să apeleze la externalizarea de servicii. La moment, cele mai externalizate servicii de pe piață sunt serviciile de IT, contabilitate, colectare de datorii și desigur, serviciile juridice. Noțiunea de externalizare vine din terminologia americană outside resourcing, cu sensul de a procura din exterior.

Termenul a fost utilizat ulterior în limbajul economic pentru a indica recurgerea la resurse externe în vederea dezvoltării activității întreprinderii, care în mod tradițional își utiliza resursele interne. Externalizarea serviciilor juridice nu ar trebui să fie o decizie arbitrală și lipsită de o viziune pe termen lung a managementului companiei. Înainte de a decide oportunitatea externalizării acestor servicii, ar trebui să luați în calcul următorii factori:

– să analizați foarte minuțios ce așteptări aveți de la compania care vă va furniza serviciile juridice. Aici ar trebui să cunoașteți cu exactitate necesitățile Dvs. interne și de ce nu sunteți în stare să le acoperiți pe intern;

– analiza impactului unei asemenea decizii: Pot fi aceste servicii îndeplinite de angajații de nivel superior din cadrul companiei? Va fi nevoie de reducerea statelor de personal din cadrul companiei? Dacă da, ce impact va avea acest lucru asupra altor angajați? Împărtășește furnizorul de servicii valorile și cultura corporativă a companiei Dvs.? Care va fi impactul unei asemenea decizii asupra relațiilor companiei Dvs. cu clienții și partenerii săi?

– trebuie să identificați în mod exact expertiza de care aveți nevoie și în ce măsură externalizarea serviciilor juridice va asigura eficiența activității companiei;

– se recomandă să faceți o evaluare complexă a riscurilor unei asemenea decizii, astfel încât compania care vă va furniza serviciile să îndeplinească obiectivele de gestionare a riscurilor din compania Dvs. să asigure confidențialitatea datelor despre clienții Dvs., să protejeze datele cu caracter personal și să evite potențialele conflicte de interese. În acest context, ar trebui să luați în calcul cine ar putea să vă furnizeze această evaluare a riscurilor și dacă aveți capacitatea internă de a o realiza;

– un contract de externalizare a serviciilor juridice ar trebui să conțină în mod obligatoriu următoarele clauze, cum ar fi cele referitoare la: – răspunderea juridică a părților în cazul unei executări necorespunzătoare; – temeiurilor de reziliere a contractului; – cum se vor soluționa preocupările clienților Dvs.; – care va fi formatul în care se va asigura continuitatea business-planurilor companiei Dvs.; – mecanismul verificării calității serviciilor prestate etc.

Externalizarea serviciilor juridice către o echipă din afară poate îmbrăca mai multe forme:

– aceasta poate fi totală sau parțială (pe bază de proiecte, litigii particulare, consultanță doar pe unele subiecte de interes pentru întreprindere, consultanță punctuală doar la necesitate etc.);

– referitor la domeniul de externalizare se pot externaliza: resursele umane, gestiunea unui anumit proiect cu implicații juridice majore sau managementul unui proiect;

– în funcție de termenul de externalizare: pe termen lung, mediu sau lung. Durata prestării acestor servicii se stabilește în funcție de necesitățile companiei;

– după localizarea furnizorului: pe plan local, internațional sau regional.

Pentru a face față competiției strânse de pe piață, companiile trebuie să asigure maximă eficiență, să ofere produsele/serviciile pe piață la timp și să se încadreze într-un buget cât mai redus. Astfel, multe companii, după o analiză minuțioasă a proceselor de business pe interior, decid să transfere o serie de activități care nu țin de activitatea principală a companiei către o companie terță. Această decizie trebuie să asigure ca derularea proiectelor să se realizeze într-un termen cât mai scurt și la un cost cât mai redus.

Avantajele externalizării serviciilor juridice

Externalizarea serviciilor nu este un instrument nou și, la amploarea pe care o ia în ultimele decenii, ne vorbește despre avantajele sale, și anume:

– compania nu necesită să asigure unități de personal/angajați pentru prestarea serviciilor juridice. Prin urmare, se reduc costurile pentru oferirea de instruiri inițiale/continue angajaților pe domeniul lor de specialitate;

– a avea angajați înseamnă a achita toate contribuțiile patronului, taxe, salarii, indemnizații la concediere, maternitate și îngrijirea copilului, oferirea de concedii, diurne pentru deplasări și alte pachete salariale motivaționale etc. În acest sens, vorbim și de costurile colaterale întreținerii angajaților, cum ar fi: consumabile, spațiu de muncă și întreținerea acestor spații (acces internet, energie, căldură etc.). O casă de avocatură nu se îmbolnăvește și nici nu intră în concediu;

– în cazul fluctuațiilor de personal, indiferent dacă salariatul pleacă din propria inițiativă sau din inițiativa companiei, va trebui să existe o perioadă de predare în care de fapt sunt plătite două persoane pe același post. O casă de avocatură în cazul fluctuației cadrelor asigură prestarea serviciilor la timp beneficiarului, iar acest fapt nu afectează clientul final;

– în cazul în care un angajat nu își îndeplinește în mod corespunzător atribuțiile sale funcționale, acesta poate fi atras doar la răspundere disciplinară. În același timp, a avea un contract de externalizare în cazul unei executări necorespunzătoare a contractului, se poate solicita pe lângă executarea corespunzătoare și în natură a contractului, repararea prejudiciilor cauzate pentru întârzieri sau alte daune-interese conform contractului;

– atunci când apelați la o casă de avocatură, beneficiați de expertiza unei echipe de avocați, acumulată în timp prin contractele derulate; beneficiați de expertiza unor consilieri specializați pe diverse ramuri ale activității juridice, de la evidența legislativă în domeniu și interpretarea acesteia, la redactarea actelor juridice și până la reprezentarea în instanță;

– odată externalizate serviciile juridice, compania Dvs. își poate concentra eforturile pe îmbunătățirea performanței în propriul domeniu de activitate și să își stabilească direcțiile strategice de dezvoltare. Riscurile provenite din necunoașterea legislativă a domeniului în care activează se va reduce considerabil ca urmare a consilierii permanente din partea echipei juridice de la compania care prestează aceste servicii ca și activitate de bază. Managementul superior al companiei se poate focusa în aceste condiții exclusiv pe dezvoltarea afacerii.

Ce riscuri vă asumați

Așa cum am menționat mai sus, orice decizii implică și niște riscuri. Din aceste considerente se face necesară evaluarea tuturor riscurilor și a eventualelor soluții, de altfel, acestea pot afecta eficiența și reputația companiei Dvs. Externalizarea serviciilor juridice ar putea genera, pentru unele companii, și un set de dezavantaje, spre exemplu:

– riscul alegerii unui furnizor sub așteptările companiei, care nu poate realiza obiectivele stabilite;

– eșecul în elaborarea unei strategii de control adecvate asupra activității externalizate;

– ar putea apărea un conflict artificial între colegii „angajații companiei” și colegii „externalizați” la nivel de concurență personală, care potbloca anumite procese;

– existența unui proceduri excesiv de formale în cazul predării acceptării serviciilor prestate;

– definirea incorectă a obiectivului externalizării unei activități;

– dacă angajații juriști din cadrul companiei sunt mai prost plătiți, externalizarea va fi net mai scumpă pentru companie decât păstrarea angajaților.

Trebuie să menționăm că rezultatele externalizării nu sunt imediate. Majoritatea companiilor au avut un declin de până la 20% în productivitatea muncii în primul an a contractului de externalizare, în principal din cauza timpului alocat transferului de cunoștințe. După ce clientul și furnizorul de servicii (casa de avocatură) își aliniază nivelul de cunoștințe specific sectorului de activitate al companiei, pot deja lucra mai eficient și genera economii de costuri. Cert este că balanța dintre avantaje și dezavantaje înclină mai mult spre opțiunea externalizării serviciilor juridice. Conform Studiului EY-Outsourcing in Europe, eficientizarea costurilor reprezintă, factorul decisiv pentru abordarea și implementarea inițiativelor de externalizare, 42% dintre respondenți declarând că reducerea costurilor se află în top trei motive pentru care apelează la externalizare. Reiterăm totuși că, soluția externalizării serviciilor juridice nu este o soluție optimă pentru oricare companiei, aceasta trebuie să analizeze foarte bine implicațiile financiare și impactul unei asemenea decizii.